Ausschreibungen bei geringeren Durchlaufzeiten und höherer Qualität

Damit endet bei dem Münchener Unternehmen endgültig die Zeit, die Ralf Winter, Einkaufschef und Prokurist Materialwirtschaft bei Thüga AG, „als manuelle Umsetzung in der Beschaffung“ beschreibt. Große Thüga-Partnerunternehmen wie Mainova in Frankfurt, badenova AG & Co. KG in Freiburg, die ESWE Versorgungs AG in Wiesbaden, die Stadtwerke Hannover AG und die N-ERGIE AG in Nürnberg haben sich bereits für myFUTURA entschieden. In der Thüga-Gruppe sind die Rollen zwischen den Partner-Unternehmen und der Thüga als Kern der Gruppe synergetisch verteilt. Die Beteiligungen bearbeiten vor Ort aktiv ihre lokalen und regionalen Märkte, die Thüga übernimmt Netzwerkfunktionen wie die Gewinnung neuer Partner, Fachberatung sowie die Koordination und Moderation von Beschaffungsprojekten in der Gruppe. Beim sogenannten Mandatseinkauf hat die Thüga von den Beteiligungen den Auftrag zur Bündelung, Ausschreibung und Vergabe von A-Materialien wie Kabel, Rohre, Transformatoren, Strom- und Gaszähler. Darüber hinaus werden für viele Beteiligungen die Tiefbau- und Montagedienstleistungen für die Energienetze über ein einheitliches Standardleistungsverzeichnis ausgeschrieben.

Einkaufssynergien ausschöpfen

Ziel des gemeinsamen Einkaufs: Skalen- und Synergieeffekte und damit günstigere Einkaufskonditionen zu erzielen und redundante Beschaffungsprozesse vermeiden. Denn der Einkauf der A-Materialien und Tiefbau- und Montageleistungen bestimmt in erheblichem Maße die Kosten für den Neubau und Unterhalt der Versorgungsnetze. Über den Mandatseinkauf hinaus besteht bei den Partner-Unternehmen ein beträchtliches zusätzliches Beschaffungsvolumen, zum Beispiel, wenn eigene Kraftwerke betrieben werden. Außerdem sind viele Beteiligungen auch als Einkaufsdienstleister für andere städtische Gesellschaften tätig, wie etwa die Entsorgungsbetriebe oder Verkehrsgesellschaften.

Insgesamt fallen allein bei der Thüga AG pro Jahr rund 400 europaweite Ausschreibungen an. An Dienstleistungsausschreibungen beteiligen sich jeweils zwischen 20 und 50 Lieferanten, bei Materialien im Durchschnitt 10 Firmen. In der Vergangenheit erhielten sie die Ausschreibungsunterlagen als Excel-Tabelle per E-Mail, Fax oder auch per Postversand. Der Nachteil: „Wir wussten nie, ob der Empfänger die Unterlagen erhalten, er sie sich angesehen hat und ob er sich an der Ausschreibung beteiligt“, sagt Ralf Winter. Seit bei der Thüga AG myFUTURA im Einsatz ist, erhalten die neun Thüga-Einkäufer automatisch Statusmeldungen über den Stand der Dinge.

Effizienter Ausschreibungsprozess

Ebenso problematisch hatte sich die Auswertung der eingegangenen Angebote gezeigt. Rund 30 Angebote mit jeweils 500 Positionen in einem Angebotsspiegel zusammenzuführen, bedeutete erheblichen manuellen Aufwand. „Statt Informationen manuell mühselig zu beschaffen und aufzubereiten, investieren wir nun unsere Zeit ohne Fehlerpotenzial in eine fundierte Auswertung“, sagt Markus Anthofer, der als Projektleiter die Einführung der myFUTURA-Lösung verantwortete.

Ein Jahr nach der Einführung hat Thüga bereits rund ein Drittel aller Ausschreibungen über die E-Sourcing-Lösung myFUTURA abgewickelt. In spätestens drei Jahren sollen es 100 Prozent sein. Der Grund: Viele gültige Rahmenverträge mit Laufzeiten von zwei bis drei Jahren werden dann erst wieder neu ausgeschrieben. Die bisherigen Erfahrungen bestätigen die Thüga-Einkäufer in der Entscheidung für myFUTURA. „Der gesamte Ausschreibungsprozess ist deutlich schneller geworden, bei besserer Qualität“, sagt Ralf Winter. Der erste Preisspiegel liegt heute bereits kurz nach Angebotsschluss vor und auch die Zusammenführung der Angebote vollzieht sich nun komfortabler. Die bereits vorhandene und standardisierte Integration zu SAP war ein weiterer Pluspunkt für die Wahl von myFUTURA genauso wie die Flexibilität der Dateiformate – Anbieter können ihr Angebot im GAEB- oder Excelformat abgeben.