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Case Study Stadtwerke Jena

Mit Best‐Practice‐Beratung auf kurzem Weg zu durchgängig SAP-integrierten Prozessen

Mehr Transparenz und Kontrolle in Bauleistungen – und das im Zusammenspiel mit SAP. Wie bekommt man dafür einen IT‐gestützten Prozess optimal aufgesetzt? Diese Frage hat sich auch die Stadtwerke Jena Gruppe auf der Suche nach einer E‐Lösung gestellt, die die Beschaffungsprozesse rund um den Einkauf und die Abwicklung von Bauleistungen mit hohem Anspruch an die SAP‐Integration verbinden sollte. Mit dem FUTURA‐Beratungsansatz haben die kommunalen Versorger den für sie passenden Weg zur Lösung gefunden.

Wunsch nach mehr Auswertungsmöglichkeiten

Der Wunsch, ihre Kernprozesse besser steuern zu können, ist in den letzten Jahren auch bei der Jena Stadtwerke Gruppe zunehmend gewachsen. Haupttreiber, den nächsten Schritt in die Digitalisierung anzugehen, waren fehlende oder nicht ausreichende Schnittstellen zu SAP – und damit in der Folge eine Intransparenz in dem funktionsübergreifenden Prozess wie Reporting und Controlling.

Involviert sind vier Unternehmensbereiche: Neben dem Netzbereich selber spielt der Einkauf eine maßgebliche Rolle – flankiert vom Rechnungswesen und dem Controlling. „Die daraus resultierenden Schnittstellen sowie die Datenvielfalt waren die größten Herausforderungen im Prozess Planung und Bau. Das bisherige Handling der Leistungsverzeichnisse per Excel, auf Papier oder per PDF, bedeutete einen hohen Aufwand sowie wenig Transparenz und Auswertungsmöglichkeiten“, erinnert sich André Kliem, Projektverantwortlicher der Stadtwerke Jena. „Ziel war es, diesen für uns werthaltigen Kernprozess weitestgehend datenkonsistent abzuwickeln und diese Daten auch für Auswertungs‐ und Abrechnungszwecke verfügbar zu haben.“

Startschuss zum Digitalisierungsprojekt

Was 2017 mit ersten punktuellen Marktrecherchen begann, bekam Anfang 2018 mit einem offiziellen Projektauftrag – getragen von den beiden Geschäftsführern der Stadtwerke Jena Gruppe und der Netzgesellschaft – den entscheidenden Anstoß.

Das Projektteam war von Anfang an mit Vertretern aller vier Fachbereiche zusammengesetzt. Für den Validierungsprozess, mit Recherche im SAP‐Umfeld wie auch Non‐SAP‐Umfeld, nahm sich das Kernprojektteam ein Jahr Zeit. Wie lösen andere Unternehmen mit ähnlichen Anforderungen das Problem? Welche IT‐Unterstützung haben diese im Einsatz? Gewünscht war der Fokus auf eine Standardlösung mit SAP‐Integration.

Das SAP‐ und Branchen‐Know‐how von Futura Solutions hat uns geholfen, den Blick zu öffnen und uns auch ein Stück weit von unserem derzeitigen Status quo zu lösen. Gemeinsam haben wir innerhalb von nur knapp drei Monaten eine Vorstudie zu unseren konkreten Anwendungsfällen erarbeitet. Das hat uns wirklich positiv überrascht.

Von der Anforderung zum Proof of Concept

Die intensive Beschäftigung mit den eigenen IST‐Prozessen ist eine grundlegende Voraussetzung dafür, das Bewusstsein zu schärfen, wo die eigenen Workflows von existierenden Best‐Practice‐ Ansätzen abweichen. Ist es wirklich erforderlich, jeden Sonderfall abzubilden? Wo stecken im Hinblick auf das Gesamtprojektziel mögliche Optimierungspotenziale? Zusammen mit der intensiven Unterstützung der Experten von Futura Solutions und einer strukturierten Vorgehensweise wurde unter Berücksichtigung der Antworten zügig eine zielgerichtete Entscheidungsgrundlage entwickelt.

Innerhalb des Beratungsansatzes von Futura Solutions spielt die Vorstudie – neben Workshops – eine große Rolle. Sie umfasst die Definition und Dokumentation konkreter Anwendungsfälle und beinhaltet ebenfalls Handlungsempfehlungen. Ein weiterer Vorteil: Bei Beauftragung bildet die Vorstudie die Grundlage für die finale Festlegung des Liefer‐ und Leistungsumfangs der FUTURA-Lösung.

„Natürlich wurde es intern diskutiert, wie eng der Softwarehersteller in diesem Prozess eingebunden werden soll. Wir waren ja aber in unserem Entscheidungsprozess schon weit vorangeschritten und hatten Futura Solutions in die engere Wahl genommen. Mit den fertig strukturieren Dokumenten der Vorstudie haben wir den Weg deutlich abkürzen können“, resümiert der Projektleiter André Kliem.

Highlights

  • Analyse und Beratung

    IST‐Analyse, Abklären von Zielen, Abgrenzen von Prozessen

  • Unterstützung bei der Anforderungsdefinition

    Schwachstellen und Verbesserungspotenziale bewerten, Analyseergebnisse darstellen, bewerten und priorisieren

  • Proof of Concept

    Vorstudie zu SOLL‐Prozessen, Definition und Dokumentation der Anwendungsfälle

  • Technische Implementierung

    Basissystemcheck zur SAP‐Integration

Projekt-Eckdaten
  • Aufgabe Beratung zur Etablierung durchgängig IT‐gestützter durchgängiger Beschaffungsprozesse bei Baudienstleistungen inkl. SAP‐Integration
  • Lösung Prozessanalyse (IST / SOLL), Workshops, Vorstudie, technischer Basissystemcheck
  • Zeitraum ca. 3 Monate
  • Branche Stadtwerke
  • Über die Stadtwerke Jena Jährliches Beschaffungsvolumen in Höhe von 25 Mio. Euro / Infrastrukturdienstleister Stadtwerke Jena Netze mit einem Netzgebiet von 370 qm u. 144.000 Einwohnern
Bild von Hubert Schröder, Futura Solutions
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Hubert Schröder
per E-Mail an vertrieb@futura-solutions.de
oder gerne telefonisch unter +49 611 33 460 300

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