Wenn umsteigen, dann auch gleichzeitig zugunsten verbesserter Einkaufsprozesse: Das Wartungsende der Schnittstellensoftware zwischen AVA-Tool und dem SAP gab den Stadtwerken Ingolstadt den Anstoß, ihre Prozesse zu überprüfen. Statt manuellem Datenaustausch per Import-Export und doppelter Leistungsstammpflege sorgt nun FUTURA© mit einer automatischen Integration in SAP für mehr Transparenz und Steuerung.
Jährlich vergeben die Stadtwerke Ingolstadt Aufträge in Höhe von 27 Mio. Euro. Rund 65 Prozent davon sind Dienstleistungen – allen voran im Tief- und Rohrbau sowie Planungsleistungen nach HOAI. Anstelle der SAP-Schnittstellenlösung des dazu eingesetzten AVA-Tools, das nicht weiter gewartet wird, kommt FUTURA zum Einsatz. Doch im Unterschied zu früher vernetzt FUTURA das SAP-System nun interaktiv mit den originären AVA-Prozessen und bindet zudem noch Bieter und Lieferanten in Echtzeit in die Ausschreibungs- und Abrechnungsprozesse ein.
Redundante Daten, die nicht verbunden sind, aber gleich sein müssen, beinhalten immer ein hohes Fehlerrisiko – ganz abgesehen davon, dass manuelle Eingriffe auch mit einem zusätzlichen Aufwand einhergehen. Bei den Stadtwerken Ingolstadt ergab sich das aus der Struktur der IT-Landschaft: im Bereich Bau wurde die Planung über ein AVA-Tool abgewickelt, Ausschreibungen und Bestellungen über SAP, das auch gleichzeitig das führende System für Material- und Leistungsstammpflege war. Diese Konstellation beinhaltete einige Schwächen, die sich auf die Effizienz und Prozessqualität auswirkten.
Dies lag zum einen in der Art des Datenaustausches begründet, der per Export erfolgte: In der Nacht wurden Stammdaten in SAP ausgelesen und morgens in das AVA-Tool eingelesen, was noch manuell freigegeben werden musste. Die Übermittlung der Planungsdaten aus dem AVA-Planungstool in SAP erfolgte ebenfalls per manuell angestoßenem Export. Das Problem: Von SAP gab es keine Rückmeldung, ob ein Export erfolgreich war. Es war daher unklar, ob der gesamte Auftrag oder nur teilweise übertragen wurde. Diese mangelnde Transparenz zog einen nicht unerheblichen Kontrollaufwand und zugleich auch Risiken nach sich.
Ein Datenaustausch in Echtzeit war angestrebt. Genau darauf basiert das Handling von FUTURA, das statt Dateiimport in SAP nur eine einzige Cloud-basierte Datenbasis vorsieht. Eine doppelte Stammdatenpflege wird so überflüssig.
In der Branche haben Energieversorger ähnliche Prozessherausforderungen – allein durch die gesetzlichen Vorgaben z. B. in der Spartenabrechnung. FUTURA bietet dafür eine etablierte Branchenlösung.
Die Bereitschaft, FUTURA zur Aufmaßeingabe zu nutzen, ist da – auch ohne explizite Einführung vonseiten der Stadtwerke Ingolstadt. „Die Unternehmen, mit denen wir am engsten zusammenarbeiten und die auftragsmäßig die größten Summen abwickeln sind die Baufirmen – und die sind begeistert“, bestätigt Andreas Penzl. Aber auch kleinere Bieter und Unternehmen können aufgrund des automatischen Onboarding leicht integriert werden.
Der Status eines Aufmaßes ist jederzeit einsehbar. Ob erstellt, in Prüfung, korrigiert oder geprüft. Nach der Freigabe des Aufmaßes werden automatisch die entsprechenden Leistungserfassungsblätter in SAP angelegt. Ein manueller Eingriff ist nicht erforderlich. Korrekturen werden online, außerhalb von SAP direkt in FUTURA geklärt, dabei müssen keine Dateien neu erzeugt und neu importiert werden, um alte Zustände zu überschreiben. Änderungen eines Aufmaßes bleiben jederzeit nachvollziehbar.
Trotz Handlungsdruck durch das Wartungsende der aktuellen AVA-Schnittstelle galt es, Widerstände aus dem Weg zu räumen. Diese Erfahrungen haben auch die Stadtwerke Ingolstadt machen müssen. „Wir haben FUTURA ja nicht auf der grünen Wiese eingeführt, sondern bestehende Prozesse verändert. Da mussten viele umdenken, das war nicht so leicht, das zu vermitteln. Am liebsten hätten sie ihr altes System abgebildet gesehen – auch an Stellen, wo es gar nicht erforderlich war, weil FUTURA viel effizientere Workflows anbietet“, so Andreas Penzl. Hilfreich war, dass Vertreter von IT, Technik und Einkauf im Vorfeld gemeinsam in die Erstellung des Lastenheftes eingebunden waren. Die technische Implementierung und die Schulungen schlossen sich einem Einführungsworkshop an.
„Das Team von Futura Solutions hat uns sehr gut begleitet. Auch das Know-how zu den Prozessen wie auch zu SAP war top“, erinnert sich der Leiter Einkauf. „Unseren Zeitplan zur Einführung haben wir auch weitestgehend einhalten können. Nun schieben wir kontinuierlich alle Ausschreibungen in die FUTURA-Welt hinein.“ Bereits im ersten Jahr nach der Einführung wurden von rund 50 Anwendern aus unterschiedlichen Fachbereichen bereits mehr als 600 Anfragen und mehr als 1000 Bestellungen sowie Leistungserfassungen über FUTURA abgewickelt.
Entscheidend ist, dass wir nun eine Übersicht über die Anzahl der Bestellungen und – noch wichtiger – jederzeit über den Abrechnungsstand in unseren Projekten haben.
Automatische Übertragung von Daten zwischen FUTURA und SAP - jederzeit transparenter Stand der Abrechnung
Bidirektionale Integration, sicherer Datenabgleich und reduziertes Fehlerpotenzial
Aufmaß wird durch Dienstleister eingetragen, dadurch Reduzierter Aufwand in der Planungsabteilung
Übertragung von GAEB-Angeboten mit sämtlichen Details nach SAP
Hubert Schröder
per E-Mail an vertrieb@futura-solutions.de
oder gerne telefonisch unter +49 611 33 460 300
Schluss mit Medienbrüchen bei Ausschreibung, Vergabe und Abrechnung
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Mit Best‐Practice‐Beratung auf kurzem Weg zu durchgängig SAP-integrierten Prozessen
