Digitaler Zentraleinkauf – Papier und Fax bei der Ausschreibung adé

„Wir haben uns für die E-Sourcing-Plattform myFUTURA als Ausschreibungssystem vor dem Hintergrund eines gewissen Prozessdrucks ausgesprochen, die ständig wachsenden Anforderungen an den Einkauf mit den daraus resultierenden Aufgaben zu bewältigen“, sagt Axel Kresse, verantwortlicher Projektleiter für die Einführung von myFUTURA bei der Salzgitter Flachstahl GmbH. Die Beschaffungsprozesse gestalteten sich immer komplexer und die Markterfordernisse im Einkauf schwieriger Kresse: Vorgabe war, eine IT-Lösung zu implementieren, die an bestehende Prozesse und deren Abbildung im SAP-Umfeld anknüpfen konnte.

Reserveteile nach Zeichnungen

Am Standort Salzgitter wird rund um die Uhr im Fünfschichtbetrieb Stahl gekocht. Jede mögliche Störung würde das Unternehmen viel Geld kosten. „Um denkbare Stillstandzeiten zu minimieren, liegen die entscheidenden Anlagen-Komponenten als Reserveteile vor“, erläutert Kresse. An die Beschaffung werden bei dem sechstgrößten europäischen Stahlproduzenten daher hohe Anforderungen gestellt. Ständig gilt es, zahllose Reserveteile für die Anlagen zu beschaffen. Die teuerste Variante ist, diese ohne Wettbewerb beim Hersteller der Anlagen einzukaufen. Wer aber über Rechte an den Zeichnungen verfügt, wie in Salzgitter üblich, kann die benötigten Reserveteile auch individuell anfertigen lassen. Die Anfragen dafür werden über myFUTURA ausgeschrieben – ein sehr komplexer Prozess, der teilweise elektronisch abgewickelt wird. „Die Endausbaustufe der Einführung wurde damit erreicht, dass auch das Zeichnungsarchiv mit dem System R/3 und myFUTURA ,verheiratet́ʻ wurde und damit vollautomatisch die Dokumente zu der jeweiligen Ausschreibung auf die Internet-Plattform übertragen werden“, skizziert Kresse die Schritte.

Vollständige SAP-Prozessintegration

myFUTURA beherrscht aber nicht nur die Ausschreibung von Materialien und Reserveteilen. „Wir haben mit Materialien begonnen und aus dem System R/3 heraus eine Schnittstelle zu myFUTURA angelegt“, so der Projektleiter. Die Schnittstelle funktioniert allerdings auch in umgekehrter Richtung. Denn die E-Sourcing-Lösung dient bei Salzgitter Flachstahl auch für die Ausschreibung komplexer Dienstleistungen, erläutert der Projektleiter. „Wir rollen mit myFUTURA aktuell die dritte große Dienstleistungs- bzw. Bauleistungsausschreibung aus – eine Funktionalität, die nicht jedes System wie selbstverständlich beherrscht.“

Bei der Salzgitter Flachstahl GmbH arbeiten das Warenwirtschaftssystem SAP R/3 und die E-Sourcing-Plattform myFUTURA über eine integrierte Schnittstelle zusammen. Umgekehrt ist es für den Stahlproduzenten von zentraler Bedeutung, dass die über die E-Sourcing-Plattform eingepflegten Daten nahtlos in die betriebswirtschaftlichen Prozesse des Systems R/3 übernommen werden. Der Stahlproduzent wird seine Ausschreibungen auch zukünftig primär über das System R/3 abwickeln, zusätzlich aber über  myFUTURA partiell auch im Internet verteilen. Firmen bekommen per E-Mail eine Einladung, an einer Ausschreibung teilzunehmen. Die Zugangsdaten werden per Link hinterlegt. Damit können sie sich in einem schlanken Prozess direkt auf aktuelle Ausschreibung schalten, ihre Eingaben machen und ihre Preise hinterlegen.