hamburger
close
Case Study REWAG

Durchblick auf Abruf – elektronische Abwicklung aller Einkaufsprozesse

Bild zu FUTURA Case Study REWAG AG

REWAG investiert nicht nur in Energieeffizienz. Auch seine Einkaufsprozesse wickelt das Versorgungsunternehmen nunmehr hocheffizient, schnell und mit deutlich mehr Überblick ab. Der Energieversorger in Regensburg hat die FUTURA-Lösung im Einsatz. Das Besondere: Workflows um Planung, Einkauf und Abrechnung sind tief in das SAP ERP-System der REWAG integriert.

„REWAG baut eine neue Photovoltaikanlage“, „REWAG eröffnet Biogasanlage“: Die Energiewende ist in vollem Gang und bedeutet für Thomas Brandl, Bereichsleiter Einkauf der REWAG, eine Menge Arbeit. Seine Abteilung kümmert sich um den Einkauf von Liefer- und Bauleistungen aller Art. Zwischen 150 und 200 Ausschreibungen wickelt sein Team alljährlich ab. Mal sind es klassische Baumaßnahmen (Wasser-, Strom- oder Gasleitungen erweitern und erneuern), ungeplante Maßnahmen (Störfälle, wenn beispielsweise Bagger Leitungen beschädigen) oder Sonderprojekte (Umbau von Wasserwerken, Hallen- und Erlebnisbädern).

Denn der Energieversorger gehört – als konzernverbundenes Unternehmen – zu den Stadtwerken Regensburg, die zuständig sind für den Nahverkehr, Werkstätten, den Betrieb von Parkhäusern und einer multifunktionalen Veranstaltungshalle. Auch für sie organisiert Thomas Brandls Abteilung den Einkauf von Bau- und Dienstleistungen. Je nach Maßnahme beläuft sich der Umfang einer Ausschreibung auf 80.000 bis 1,8 Mio. Euro. Beschaffungsvolumen pro Jahr: zwischen 24 und 32 Mio. Euro.

Systemgrenzen überwinden

Bislang arbeiteten REWAG-Mitarbeiter parallel in zwei Anwendungen, dem SAP ERP-System und einer AVA-Software. Das bedeutete viele Nachteile: Das Anlegen der Leistungsverzeichnisse war für die Bauabteilung umständlich und zeitraubend. Die Lieferanten gaben ihre Angebote auf Papier ab, danach mussten sie manuell erfasst werden, um sie im Preisspiegel vergleichen zu können. Ebenso reichten die Lieferanten die erbrachten Leistungen (Aufmaße) auf Papier ein. Die Folge: Zahlen zur Auswertung im SAP ERP-System lagen nicht oder erst sehr spät vor. Damit blieben wichtige Fragen offen: Wie hoch sind die noch ausstehenden Forderungen der Lieferanten? Was gibt das Budget noch her, etwa für weitere Projekte?

Für unsere Prozesse ist FUTURA mit der hervorragenden Integration in unser SAP ERP-System die perfekte Lösung. Wir sparen nicht nur Zeit im Einkaufsprozess, wir haben jetzt einen viel besseren Überblick, was uns in Preisverhandlungen sehr zugute kommt.

Die Einführung von FUTURA im Mai 2012 hat sich in vielen Bereichen ausgewirkt. Seitdem hat REWAG zahlreiche Projekte ausgeschrieben sowie eine Vielzahl von  Abrufbestellungen aus Rahmenverträgen vorgenommen und Aufmaße und ebenso viele Gutschriften mit FUTURA und der FUTURA-Cloud abgewickelt – „absolut fehlerfrei und hocheffizient“, sagt Thomas Brandl.

So wenig Papierdokumente wie möglich

Dank FUTURA legt die Bauabteilung Leistungsverzeichnisse nur noch elektronisch an. Die anschließende Ausschreibung erledigt der Bereich Einkauf natürlich ebenso durchgängig elektronisch wie die Vergabe der Aufträge. Per Knopfdruck kann die Bestellung inkl. Leistungsverzeichnis mit sämtlichen Details im SAP ERP-System anlegt werden – ein großer Vorteil für das Controlling im Hause der REWAG. Die Angebote der Lieferanten kommen papierlos, d. h. online zurück zur REWAG, genauso wie die Aufmaße der bereits erbrachten Leistungen. Die Prüfung erfolgt online und rein webbasiert, das macht sie sehr viel leichter und schneller. Ein weiterer Vorteil der tiefen Integration in SAP: Sobald die Bauabteilung ein Aufmaß geprüft und freigegeben hat, werden automatisch in SAP die entsprechenden LERF-Blätter (Leistungserfassung) angelegt. Somit entfällt in SAP eine aufwendige Rechnungsprüfung und trägt dazu bei, Skontofristen einzuhalten.

 

Highlights

  • Durchgängig medienbruchfreie Abwicklung

    Kombination aus klassischer AVA und die vollautomatische Integration in das SAP ERP-System

  • Transparente Angebotsanalyse

    Auswertung der Angebote per Knopfdruck / automatische Abbildung im SAP-System Leistungsverzeichnisse mit GAEB-Struktur

  • Basis für ein tiefes Einkaufscontrolling

    Größtmöglichen Datenqualität sämtlicher Belege in SAP (Angebote, Bestellungen, Kontrakte oder Leistungserfassungsblätter)

  • Vereinfachte Rechnungsprüfung durch frühzeitig geklärtes Aufmaß

    Freigabe der über die FUTURA®-Cloud erfassten Leistungen führt zur automatischen Anlage der LERF-Blätter in SAP

Projekt-Eckdaten
  • Aufgabe Bereitstellen von durchgängigen Prozessen zur SAP-integrierten Planung, Beschaffung, Ausschreibung und Abrechnung von Bau- und Dienstleistungen
  • Lösung Einführung der FUTURA-Lösung mit der elektronischen Anbindung der Lieferanten an die FUTURA-Cloud und der SAP-Integration der Anfrage-, Bestell- und Abrechnungsprozesse
  • Einführung Produktivstart: 2012 / Einführungszeitraum: 6 Monate von Kick-off bis Produktivsetzung
  • Branche Energieversorger
  • Über die REWAG AG Energieversorger von mehr als 200.000 Kunden mit Strom, Erdgas, Wärme und Trinkwasser / 400 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter / 318,8 Mio. Euro Umsatz (Stand 2011)

 

 

Case Study REWAG
Durchblick auf Abruf – elektronische Abwicklung aller Einkaufsprozesse

-> Case Study herunterladen (PDF)

Kurzer Draht zu uns

Weitere Informationen gewünscht? Kontaktieren Sie uns
+49 611 33 460 300

Rückruf-Service

Ein FUTURA-Experte beantwortet gerne Ihre Fragen

1 / 6

Anwender-Support

Sie benötigen Unterstützung? Unser Support-Team hilft gerne weiter
+49 611 33 460 460