hamburger
close
Case Study Messe Frankfurt

SAP-integrierte Dienstleistungsabwicklung auf Knopfdruck

Bild zu FUTURA Case Study Messe Frankfurt

Die Bestellung und Abrechnung ihrer Dienstleistungsaufträge über die Cloud-basierte Lösung FUTURA SRM bringt dank der tiefen SAP-Integration Tempo in die Dienstleistungsabwicklung – und der Messe Frankfurt eine enorme Arbeitserleichterung in Form eines revisionssicheren Abrechnungs- und Prüfungsprozesses.

Wie bedeutend der Einkauf von Dienstleistungen bei der Messe Frankfurt ist, verdeutlicht Jutta Burckhardt anhand weniger Zahlen. Als SAP-Koordinatorin sitzt sie bei der Messe Frankfurt an der Schnittstelle zwischen Einkauf und IT. Rund 40.000 Aussteller der unterschiedlichsten Branchen kommen alljährlich nach Frankfurt, um ihren Kunden in zehn Hallen neue Produkte und Innovationen zu präsentieren.

Erfolgsfaktor Lieferantenanbindung

Für sie müssen Dienstleistungen beschafft werden, ob Messestände und ihr Aufbau, die Installation von Lichtanlagen, das Verlegen von Teppichen in den Messehallen, Strahler, Schilder für die Hallen, Hostessen oder Sicherheitsdienste – und das auf rund 356.000 qm Ausstellungsfläche und zusätzlich 96.000 qm Freigelände. Insgesamt schlägt die Beschaffung von Dienstleistungen bei der Messe alljährlich mit rund 175 Mio. Euro zu Buche – viele davon jedoch ungeplant. Die Gründe dafür sind vielfältig: Aussteller ziehen überraschend ihre Zusage zurück, andere wollen einen größeren Stand oder mehr Strahler als geplant haben. „Wir können bei Beauftragungen daher nur mit groben Zahlen planen“, sagt Jutta Burckhardt.

Ortsunabhängige Auftragsbearbeitung

Mit der bis dato genutzten IT-Eigenentwicklung war die Abwicklung der Aufträge kompliziert und zeitraubend, erinnert sich Jutta Burckhardt. „Außerdem war die Leistungsfähigkeit des Altsystems begrenzt.“ Da eine Erweiterung sehr aufwendig geworden wäre, entschied sich die Messe Frankfurt für Futura Solutions, deren Cloud-basierte Lösung überzeugte: Für die FUTURA-Cloud benötigen Einkäufer und Lieferanten lediglich einen Internetzugang und Browser, Anwender und Lieferanten wissen die einfache und übersichtliche Benutzeroberfläche der Lösung zu schätzen. Über die Cloud kommunizieren und wickeln die Lieferanten online mit der Messe Dienstleistungen ab. Bestellungen, die in SAP in Gang gesetzt wurden, erreichen sie auf diese Art über die FUTURA-Cloud überall, wo immer ein Internetanschluss zur Verfügung steht.

Die flexible Auftragsabwicklung und die enorme Arbeitserleichterung bei der Abrechnung, bedingt durch die tiefe Integration in SAP waren die Hauptgründe für unsere Entscheidung für FUTURA SRM.

Zu jeder Bestellung können Lieferanten ihre Leistungserfassungen oder Aufmaße der bereits geleisteten Arbeit online in FUTURA eintragen. Dafür greifen sie auf die Positionen aus ihrem Rahmenvertrag zurück, in dem die Preise für die einzelnen Leistungspositionen festgelegt sind. Ebenso prüfen und korrigieren die Auftraggeber in der Fachabteilung online die bereits erbrachte Leistung und geben sie ebenfalls online frei. Bis zur Freigabe ist eine beliebige Anzahl von Korrekturschleifen möglich.

Rechnungsprüfung wird überflüssing

Auch die Abrechnung hat sich stark vereinfacht und beschleunigt. „Da die Leistungen aus Rahmenverträgen mit fixierten Preisen übernommen werden, sind nur noch Mengenprüfungen notwendig,“ hebt Jutta Burckhardt als großen Vorteil der SAP-integrierten Dienstleistungsabwicklung hervor. Das heißt, dass die jeweilige Fachabteilung (also Anforderer der Dienstleistung) nur noch kontrolliert, ob die online eingetragenen Mengenansätze bzw. Aufmaße korrekt sind, etwa die verlegten Quadratmeter an Teppichen oder die Zahl der gelieferten Strahler. Sobald die entsprechenden Leistungserfassungen (LERF) freigeben sind, werden automatisch im SAP ERP-System der Messe Frankfurt die entsprechenden LERF-Blätter angelegt und automatisch in ein Gutschriftenverfahren überführt. Lieferanten und Dienstleister erhalten so innerhalb kürzester Zeit ihr Geld – im Gegensatz zu früher, wo leicht Wochen vergingen, weil die Papierrechnungen viele Stationen und Abteilungen durchlaufen mussten. „Für den Einkaufs- und Abrechnungsprozess bedeutet das eine enorme Zeiteinsparung“, betont die SAP-Koordinatorin.

Highlights

  • Lieferantenanbindung

    Einfache Lieferantenanbindung durch automatisches Onboarding

  • Mobile Auftragsabwicklung

    Dienstleister benötigen nur einen Internetzugang / Online-Prüfung der Leistungserfassungen

  • Revisionssicherer Abrechnungs- und Prüfungsprozess

    Automatische Anlage der LERF-Blätter in SAP

  • Korrekter Obligo-Abbau zur besseren Mittelfreigabe

    Rechnungsprüfung kann entfallen / Ermöglichen eines schnelleren Gutschriftverfahrens

Projekt-Eckdaten
  • Aufgabe Cloud-basierte Dienstleistungsabwicklung bei einem jährlichen Beschaffungsvolumen in Höhe 175 Mio. Euro und vollumfängliche Integration in das SAP ERP-System mit verschiedenen Modulen
  • Lösung Einführung von FUTURA SRM für die Cloud-basierte mobile Auftragsabwicklung und Onlineprüfung der Leistungserfassungen / Ermöglichen eines Gutschriftverfahrens
  • Einführung Produktivstart 2009 / Einführungszeitraum 4 Wochen
  • Branche Messe
  • Über die Messe Frankfurt Größtes deutsches Messebauunternehmen mit 538 Mio. Euro Umsatz (Stand 2012) und weltweit 1.891 Mitarbeitern / globales Netz aus 28 Tochtergesellschaften und rund 50 internationalen Vertriebspartnern / Anteilseigner sind die Stadt Frankfurt (60 Prozent) und das Land Hessen (40 Prozent)

 

 

Case Study Messe Frankfurt
SAP-integrierte Dienstleistungsabwicklung auf Knopfdruck

-> Case Study herunterladen (PDF)

Kurzer Draht zu uns

Ein FUTURA-Experte beantwortet gerne Ihre Fragen
+49 611 33 460 300

Nachricht

Weitere Informationen gewünscht? Kontaktieren Sie uns

Anwender-Support

Sie benötigen Unterstützung? Unser Support-Team hilft gerne weiter
+49 611 33 460 460