SAP-integrierte Dienstleistungsabwicklung auf Knopfdruck

Wie bedeutend der Einkauf von Dienstleistungen bei der Messe Frankfurt ist, verdeutlicht Jutta Burckhardt anhand weniger Zahlen. Als SAP-Koordinatorin sitzt sie bei der Messe Frankfurt an der Schnittstelle zwischen Einkauf und IT. Rund 40.000 Aussteller der unterschiedlichsten Branchen kommen alljährlich nach Frankfurt, um ihren Kunden in zehn Hallen neue Produkte und Innovationen zu präsentieren.

Erfolgsfaktor Lieferantenanbindung

Für sie müssen Dienstleistungen beschafft werden, ob Messestände und ihr Aufbau, die Installation von Lichtanlagen, das Verlegen von Teppichen in den Messehallen, Strahler, Schilder für die Hallen, Hostessen oder Sicherheitsdienste – und das auf rund 356.000 qm Ausstellungsfläche und zusätzlich 96.000 qm Freigelände. Insgesamt schlägt die Beschaffung von Dienstleistungen bei der Messe alljährlich mit rund 175 Mio. Euro zu Buche – viele davon jedoch ungeplant. Die Gründe dafür sind vielfältig: Aussteller ziehen überraschend ihre Zusage zurück, andere wollen einen größeren Stand oder mehr Strahler als geplant haben. „Wir können bei Beauftragungen daher nur mit groben Zahlen planen“, sagt Jutta Burckhardt.

Ortsunabhängige Auftragsbearbeitung

Mit der bis dato genutzten IT-Eigenentwicklung war die Abwicklung der Aufträge kompliziert und zeitraubend, erinnert sich Jutta Burckhardt. „Außerdem war die Leistungsfähigkeit des Altsystems begrenzt.“ Da eine Erweiterung sehr aufwendig geworden wäre, entschied sich die Messe Frankfurt für Futura Solutions, deren Cloud-basierte Lösung überzeugte: Für die FUTURA-Plattform benötigen Einkäufer und Lieferanten lediglich einen Internetzugang und Browser, Anwender und Lieferanten wissen die einfache und übersichtliche Benutzeroberfläche der Lösung zu schätzen. Über die Cloud kommunizieren und wickeln die Lieferanten online mit der Messe Dienstleistungen ab. Bestellungen, die in SAP in Gang gesetzt wurden, erreichen sie auf diese Art über die FUTURA-Plattform überall, wo immer ein Internetanschluss zur Verfügung steht.

Zu jeder Bestellung können Lieferanten ihre Leistungserfassungen oder Aufmaße der bereits geleisteten Arbeit online in FUTURA eintragen. Dafür greifen sie auf die Positionen aus ihrem Rahmenvertrag zurück, in dem die Preise für die einzelnen Leistungspositionen festgelegt sind. Ebenso prüfen und korrigieren die Auftraggeber in der Fachabteilung online die bereits erbrachte Leistung und geben sie ebenfalls online frei. Bis zur Freigabe ist eine beliebige Anzahl von Korrekturschleifen möglich.

Rechnungsprüfung wird überflüssing

Auch die Abrechnung hat sich stark vereinfacht und beschleunigt. „Da die Leistungen aus Rahmenverträgen mit fixierten Preisen übernommen werden, sind nur noch Mengenprüfungen notwendig,“ hebt Jutta Burckhardt als großen Vorteil der SAP-integrierten Dienstleistungsabwicklung hervor. Das heißt, dass die jeweilige Fachabteilung (also Anforderer der Dienstleistung) nur noch kontrolliert, ob die online eingetragenen Mengenansätze bzw. Aufmaße korrekt sind, etwa die verlegten Quadratmeter an Teppichen oder die Zahl der gelieferten Strahler. Sobald die entsprechenden Leistungserfassungen (LERF) freigeben sind, werden automatisch im SAP ERP-System der Messe Frankfurt die entsprechenden LERF-Blätter angelegt und automatisch in ein Gutschriftenverfahren überführt. Lieferanten und Dienstleister erhalten so innerhalb kürzester Zeit ihr Geld – im Gegensatz zu früher, wo leicht Wochen vergingen, weil die Papierrechnungen viele Stationen und Abteilungen durchlaufen mussten. „Für den Einkaufs- und Abrechnungsprozess bedeutet das eine enorme Zeiteinsparung“, betont die SAP-Koordinatorin.