Anfang 2001 löste die E-Sourcing-Lösung myFUTURA das herkömmliche Handling zwischen Einkäufern und den Lieferanten ab, Ausschreibungsunterlagen noch in Papier- oder Diskettenform auszutauschen. Dabei kam myFUTURA zunächst nur im Bereich des Baueinkaufs zum Einsatz.
Mit der parallelen Nutzung unterschiedlicher elektronischer Einkaufslösungen waren die Verantwortlichen des BASF-Kompetenzcenters „Global Purchasing“ jedoch nicht zufrieden. Statt der Verwendung von mehreren Plattformen sollten alle Einkaufsmitarbeiter mit nur einem Produkt arbeiten. Zur gewünschten Vereinheitlichung kamen schnell noch weitere Kriterien im Pflichtenheft hinzu, wie z. B. der Wunsch nach einem branchenweit anerkannten Produkt. Denn erst durch eine bekannte und allseits akzeptierte Software kann das für einen Gesamterfolg notwendige Vertrauen bei den Beteiligten aufkommen. Dem gleichen Ziel diente auch der Wunsch von BASF, per Application Service Providing (ASP) auf die spätere Software-Lösung zuzugreifen. Im Rahmen dieses Cloud-Konzepts übernimmt Futura Solutions nicht nur das Hosting und den Betrieb der Lösung, sondern auch das komplette Lieferantenmanagement (Nutzerverwaltung). Besonders attraktiv ist für BASF hierbei die nutzungsabhängige Kostenabrechnung. „Durch die im ASP-Betrieb erreichte Neutralität können unsere Geschäftspartner zudem auch sicher sein, dass wir als Einkäufer nicht zu deren Nachteil in das System eingreifen können. Das wiederum trägt erheblich zu Vertrauensbildung und Transparenz bei“, erklärt Karl May, der als Projektverantwortlicher die Software-Auswahl koordinierte.
Auf den genannten Anforderungen basierend startete ein interdisziplinäres Team aus IT-Fachleuten und Mitarbeitern verschiedener Einkaufsbereiche einen professionellen Auswahlprozess. Im Rahmen einer intensiven Marktuntersuchung wurden über 100 relevante Anbieterfirmen weltweit auf ihre Leistungsfähigkeit und die Qualität ihrer Produkte überprüft. Die für die Endrunde ermittelte „Spitzengruppe“ von fünf Firmen musste bei einer Präsentation und Live-Demonstration vor Ort die Leistungsfähigkeit ihrer Produkte unter Beweis stellen.
Durch die solide Basis und die im Projekt realisierten Ausbaustufen ist ein hervorragendes Werkzeug entstanden.
Nur zwei Monate nach der Entscheidung für myFUTURA konnte der bisherige Einsatzbereich auf andere Einkaufseinheiten ausgedehnt werden. Durch den Einsatz nur eines Tools für sämtliche Einheiten der technischen Beschaffung wurde der Administrations- und Schulungsaufwand immens reduziert. Der gut strukturierte Aufbau der Lösung erlaubt ein beschleunigtes und vernetztes Arbeiten. Zum Beispiel lässt sich eine Ausschreibung durch ein paar Mausklicks direkt in eine Auktion überführen. Außerdem können verschiedene Auktionsarten ausgewählt und eine Vielzahl an Einstellungsvarianten für spezifische Einkaufsorganisationen vorgenommen werden. Jeder Einkäufer kann sich so seinen eigenen Lieferantenstamm anlegen und verwalten. Sich wiederholende Routineabläufe werden dadurch optimal vorbereitet. Dazu erlaubt das System die Umsetzung von Strategien, die im Rahmen von normalen Verhandlungen nicht realisierbar wären, was wiederum zu deutlichen Kostenvorteilen führt.
Die E-Sourcing-Lösung bewährt sich in mehreren Ländern in Europa in Nord- und Südamerika, wie auch in Asien im täglichen Einsatz. Die Einkaufseinheiten in der technischen Beschaffung, die das System nutzen, decken zurzeit ca. 50 Prozent ihres Beschaffungsvolumens ab. Auch andere Einkaufseinheiten (Packmittel, Rohstoffe) sind z. Z. dabei, myFUTURA für ihre Verantwortungsbereiche zu testen. „Durch die solide Basis und die im Projekt realisierten Ausbaustufen ist ein hervorragendes Werkzeug entstanden. Wir gehen davon aus, dass es noch großes Potenzial am Markt hat“, so die übereinstimmende Meinung des Projektteams. Für die Zukunft steht neben dem Ausbau zusätzlicher Funktionalitäten, wie beispielsweise die Integration in die SAP-Systeme und weiteren gezielten Verbesserungen vor allem der flächendeckende und internationale Roll-out in der gesamten BASF Gruppe auf dem Programm.
Breite Akzeptanz durch branchenweit anerkannte Anwendung
Sehr kurze Einführungszeit – in nur zwei Monaten produktiv
E-Sourcing Lösung für den internationalen Einsatz
