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Intelligenter AVA-Prozess mit FUTURA®

Integrierte Workflows für die Beschaffung von Dienstleistungen und Baudienstleistungen

FUTURA bietet mit der Vollintegration nicht nur einen durchgängigen und ganzheitlichen AVA-Prozess, sondern mit vielzähligen weiteren Funktionen den Anwendern eine größtmögliche Flexibilität. Das SAP ERP-System kann aus FUTURA sozusagen ferngesteuert werden: Anwender arbeiten in einem System und müssen nicht zwischen mehreren wechseln – zum Vorteil von Anwendungskomfort und Benutzerfreundlichkeit.

Gegenüber originären SAP-Lösungen bietet FUTURA nicht nur einen vollintegrierten Ansatz, sondern dazu wesentlich flexiblere Einsatzmöglichkeiten. Statt in verschiedenen SAP-Modulen sind alle Workflows für die Beschaffung von Dienstleistungen und Baudienstleistungen in einer einzigen Cloud-basierten Lösung verbunden. Dabei kann FUTURA unterschiedliche Prozessabläufe, ganz so wie sie beim Kunden gelebt und gefordert sind, abbilden.

Ein beispielhafter Ablauf in FUTURA

Zugriff auf verschiedene Datenquellen

Der Bedarfsträger hat verschiedene Möglichkeiten, das Leistungsverzeichnis (LV) zu erstellen: Er kann auf das Stamm-LV in FUTURA zugreifen (Leistungsstämme können aus FUTURA in SAP erzeugt werden), auf bereits abgewickelte Maßnahmen oder Projekte oder er liest eine GAEB-Datei z. B. von einem externen Planer (z. B. Ingenieurbüro) oder eine Excel-Vorlage ein.

Ermittlung Kostenansatz und Verprobung mit Wertgrenze

Da den Leistungszeilen für einen Kostenansatz in FUTURA Preise zugeordnet werden können (eine Preisdatenbank ist vorhanden), wird automatisch ein Wert ermittelt und gegen die eingestellten Wertgrenzen verprobt – werden sie überschritten, wird in FUTURA über einen Workflow der Einkäufer adressiert, der an der Stelle weiter arbeitet, an der der Bedarfsträger aufgehört hat. Es besteht hierbei kein Systembruch, beide teilen sich in einem System die Arbeit. Dadurch bleiben beide über den aktuellen Status stets in Echtzeit informiert.

Download per GAEB oder Excel möglich

Der Einkäufer startet die Ausschreibung und die Bieter bzw. Lieferanten können zum einen online ihre Angebote kalkulieren oder sie nutzen die GAEB- oder Excel-Schnittstellen, um ihre Angebote in ihren lokalen Anwendungen zu bearbeiten. Nach der Abgabefrist können die Angebote automatisiert im Preisspiegel in FUTURA ausgewertet werden. Verschiedene Anfrage- und Verhandlungsrunden sind möglich. Die Entscheidung teilen sich dann Einkäufer und Bedarfsträger wieder.

Daraufhin wird in SAP über einen Integrationsbaustein automatisiert eine BANF generiert. Nach deren Freigabe wird sie aus SAP – automatisiert zum Vorgang – nach FUTURA ausgelesen. Damit kann aus FUTURA die Bestellung ausgelöst und automatisiert der Bestellbeleg in SAP generiert werden – sämtliche Details der Bestellung einschließlich des mehrstufigen LVs werden nach SAP übertragen.

Wenn keine weitere Freigabe der Bestellung in SAP erforderlich ist, kann diese Bestellung direkt zum Lieferanten nach FUTURA übertragen werden: Er erhält automatisiert den Zugang zur FUTURA-Cloud und kann nun nach seiner Leistungserbringung abrechnen. Dazu erfasst der Lieferant seine Leistungen online und trägt seine Aufmaße mit Mengenansätzen ein. Die Prüfung des Aufmaßes bzw. der Leistungserfassung erfolgt ebenfalls online und wenn gewünscht auch mehrstufig.

Klärung und Prüfung außerhalb SAP

Änderungen am Aufmaß werden dem Lieferanten übersichtlich angezeigt, so dass er seine Abrechnung ändern kann. Erst nach finaler Freigabe wird aus FUTURA heraus ein Leistungserfassungsblatt (LERF) in SAP vollautomatisch angelegt und zusätzlich der Wareneingang gebucht. Daraufhin kann in SAP eine Gutschrift generiert oder aber auch eine Rechnung gebucht werden. Eine dezidierte Prüfung der Rechnung entfällt, da die Details bereits im Rahmen der Aufmaßprüfung abgenommen wurden.

Nachtragsmanagement über FUTURA

Kommt es während der Ausführung zu einem Änderungsbedarf, kann in FUTURA die Bestellung geändert werden. Diese Änderung wird wiederum automatisiert nach SAP und nach einer eventuellen Freigabe an den Lieferanten in FUTURA übertragen. Damit ist das Obligo in SAP in Echtzeit unter Kontrolle.

Die Vorteile von FUTURA

  • Vollintegration mit dem SAP ERP-System, dieses wird aus FUTURA interaktiv bedient
  • Downloadmöglichkeit für GAEB-LVs zur Kalkulation durch die Bieter
  • Komplettes Nachtragsmanagement mit automatisierter Anpassung der Bestellung in SAP (Obligo-Steuerung in Echtzeit)
  • Prüfung und Klärung der Leistungserfassung (Freigeben, Korrigieren und Ablehnen) mit dem Lieferanten außerhalb des SAP ERP-Systems (transparent, sicher und nachvollziehbar)
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