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Technischer Einkauf komplexer Warengruppen in SAP
S/4HANA

Endlich GAEB ohne Hürden in SAP: einfache LV-basierte Ausschreibungen für komplexe Sourcing-Projekte mit FUTURA Engineering Procurement

GAEB-Standard im Bau- und Projekteinkauf

Mit der Komplexität bei technisch anspruchsvollen Infrastruktur- und Bauleistungen steigen die Aufwände im Sourcing. Geordnete Ausschreibungsprozesse auf Basis von Leistungsverzeichnissen (LV) gleichen jedoch beim SAP-basierten Einkauf einem aufreibenden Hürdenlauf – ganz gleich, ob es um die Erstellung und Pflege von LVs, ihre unkomplizierte Einbindung in die Ausschreibung oder die Übertragung von Angebots-LV nach S/4HANA geht.

FUTURA Engineering bietet Ihren Bau- und Projekteinkaufsteams die auf ihre Anforderungen zugeschnittenen Werkzeuge für die Ausschreibung.

  • Hochbau / Tiefbau
  • Anlagenbau
  • Energieversorger
  • Netzbetreiber
  • Facility Management / TGA

Effektiv mit Leistungsverzeichnissen in S/4HANA arbeiten

Arbeiten mit standardisierten Leistungsverzeichnissen (LV) oder Rahmenverträgen bzw. Kontrakten ist die wichtige Voraussetzung für Auswertungen und Analysen, um fundiert in die nächsten Preisverhandlungen einzusteigen.

Und auch bei Folgeprozessen zeigt sich der Vorteil positionsscharfer Übertragung der Daten eines LVs nach S/4HANA. Entscheidend dabei: Die Brücke zwischen den beiden Welten GAEB-LVs und SAP.

Aussagekräftige Analysen – bessere Verhandlungsbasis

  • Eine Bearbeitung umfangreicher Leistungsverzeichnissen mit mehr als 1.000 Leistungspositionen in einem GAEB-LV stellt besondere Anforderungen an Funktionen und wie auch Performanz z. B. beim Preisspiegel.
  • Leistungsverzeichnisse sind integrierter Teil in allen Einkaufsbelegen: BANF, Anfrage, Angebot, Bestellung, Kontrakt, LERF – so können über das SAP-System auch komplexe Leistungen transparent abgerechnet werden
  • Alle Position eines Leistungsverzeichnisses werden als einzelne Leistungszeilen im Backend von SAP S/4HANA angelegt – und stehen so unmittelbar für Folgeprozesse (z. B. Leistungserfassung) zur Verfügung

RFX Management in S/4HANA mit GAEB-LVs

Sie arbeiten in SAP mit Dienstleistungskontrakten und wollen diese regelmäßig aktualisieren und ausschreiben? Am einfachsten geht dies, wenn Einkäufer dafür direkt aus dem SAP Launchpad auf alle Kontrakte – auch nach denen mit dem Pos.-Typ „D“ – zugreifen und diese über FUTURA zur Ausschreibung bringen.

Bei Bedarf können Sie weitere Leistungszeilen oder neue Lieferanten der Ausschreibung hinzufügen.

Informationen in Form von strukturierten Daten ohne Medienbrüche austauschen – das geht auch ad hoc und nach dem Branchenstandard GAEB. Alle zu einer Ausschreibung geladenen Dienstleister erhalten einen eigenen Zugang zu FUTURA.

In Ihrem Supplier Portal können die Lieferanten die Ausschreibung einsehen und ihr Angebot bearbeiten oder abgeben. Für umfangreiche Anfragen steht dem Lieferanten der Up- und Download per GAEB- oder Excel-Datei zur Verfügung.

Die begleitende Kommunikation ist ebenfalls im System integriert. Aber vor allem: Die Nutzung ist für Lieferanten einfach und zudem kostenlos, was für eine hohe Akzeptanz sorgt.

Leistungsstarker Preisspiegel – mit individuellen Filtern und verbunden mit performanter Bearbeitung von Massedaten. Eingehende LV-Angebote können in FUTURA automatisch auf Knopfdruck in einen Preisspiegel überführt und mit individuellen Filtern angepasst werden.

Selbst mehrere Anfragerunden können Sie beliebig im Preisspiegel abbilden.

Die Möglichkeit, ein GAEB-LV in einen SAP-Beleg (z. B. in eine BANF) einzulesen, ist zu kurz gegriffen und bietet keine nachhaltige Lösung. Bedingung für ein Controlling in Echtzeit ist die Übertragung ALLER Positionen bzw. Leistungszeilen eines Leistungsverzeichnisses einer Bestellung und nicht nur etwa der Kopfdaten als 1 „LE“ als aggregierte Summe nach SAP, d. h. 1 Stück (LE) Fertigungsanlage erstellen, 1 Mio. Euro.

FUTURA® überträgt GAEB-konforme Bestellungen per Knopfdruck nach S/4HANA – entweder als Dienstleistungsbestellung (Pos.-Typ „D“) oder Dienstleistungskontrakt (Wert- oder Mengenkontrakt).

Erst damit wird im SAP-System eine transparente Abrechnung und ein automatisierter Obligoabbau möglich und die Grundlage für ein aussagekräftiges Einkaufscontrolling gelegt.

Damit bei einer Beauftragung die Abrechnung bzw. Leistungserfassung transparent auf Leistungszeileneben stattfinden oder auch als Kontrakt in SAP angelegt werden kann, muss der GAEB-LV als Ganzes im SAP-System vorliegen – und natürlich auch aktuell synchronisiert werden, wenn ein Dienstleister darauf zugreift.

Das verkürzt und vereinfacht Abrechnungsprozesse, von dem auch die Dienstleister profitieren: Sie erhalten schneller ihr Geld.

GAEB weitergedacht – Mehrwerte im Beschaffungsprozess
Herausforderung: „Baubegleitendes Planen“ bei Investitionsprojekten

Investitionsprojekte werden oft in losgelösten AVA-Systemen geplant, in SAP vergeben und in der AVA wiederum abgerechnet – in SAP wird hierfür lediglich 1 LE angelegt.

Im Bauverlauf weichen dann die in SAP abgebildeten Obligos oft von den realen Verbindlichkeiten ab – wegen einer fehlenden Übertragung von Nachträgen ist die tatsächliche Auftragserfüllung nicht ablesbar.

Erst wenn bei der Ausführung der Maßnahme das Budget plötzlich aufgebraucht ist und überschritten wurde, wird (ggf.) der Bestellwert in SAP angepasst. Damit ist aus SAP-Sicht jede Steuerungsmöglichkeit genommen.

Lösung: SAP-Integration für Echtzeitcontrolling

Nachträge, die zu einer Vergabe in FUTURA gebucht werden – führen automatisch zu einer Bestelländerung im SAP-System. Aufmaße, die der Dienstleister im Self-Service zur Abrechnung auf der Plattform einträgt, führen nach deren Freigabe automatisch zur Anlage der entsprechenden Leistungserfassungsblätter in SAP.

Obligos werden hierdurch in Echtzeit in SAP automatisch abgebaut und damit eine aktuelle Budgetkontrolle erst möglich.

Herausforderung „ungeplante Leistungen“ in der Instandhaltung

Nicht nur die Bandbreite an Dienstleistungsarten, sondern insbesondere die große Rolle der ungeplanten Leistungen im Rahmen von Reparaturmaßnahmen oder Störfällen sind eine Herausforderung.

Denn im Gegensatz zu geplanten Bestellungen, die z. B. der Bedarfsdefinition des Bedarfsträgers oder auch auf ein Angebot folgen, ist bei ungeplanten Leistungen der Umfang der zu erbringenden Leistung noch unklar.

In der Folge werden zur Abrechnung der erbrachten Leistung lediglich Stunden- und Materialwerte herangezogen und der Auftraggeber kann nicht genau nachvollziehen, welche Arbeiten eigentlich erbracht worden sind. Es fehlt an der erforderlichen Transparenz.

Lösung: Abrechnung und detaillierte Leistungsrückmeldung nach GAEB

FUTURA ermöglicht die einfache Erstellung, Ausschreibung und Anlage von Kontrakten im SAP-System – auch nach dem GAEB-Standard. Die Besonderheit: Auch die über das FUTURA Supplier Portal angebundenen Lieferanten haben auf ihre Kontrakte Zugriff, um im Self-Service ein Abrechnungs-LV zu erstellen.

Im Falle einer Limit-Bestellung mit Kontraktbezug kann der Dienstleister somit detailliert und für den Bedarfsträger transparent zurückmelden, welche Leistungen er erbracht hat und der Auftraggeber behält die Übersicht über die Vielzahl der erfolgten Instandhaltungsmaßnahmen.

Auch kann der Kontrakt in SAP in Bezug auf die bestellten Leistungen ausgewertet werden.

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