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GAEB Ausschreibung

Von der einstufigen Materialliste zum mehrstufigen Leistungsverzeichnis – GAEB macht den Weg frei

Im Gegensatz zur allgemeinen Dienstleistungsbeschaffung sind die Abläufe rund um Ausschreibung, Vergabe, Abrechnung (AVA) von Bauleistungen viel komplexer. Zudem liegen für die Beschreibungen von Bauleistungen Standards vor, die durch den GAEB (Gemeinsamer Ausschuss Elektronik im Bauwesen) seit den 80er Jahren geprägt wurden – inklusive Regelwerk, das den Datenaustausch dazu vorgibt. Die Abbildung als einstufige Materialliste kann aus SAP-Sicht alleine nicht wirklich eine Brücke zwischen der Dienstleistungs- und der Baudienstleistungsabwicklung schlagen.

Dienstleistungen sind nicht gleich Dienstleistungen

Baudienstleistungen sind standardisiert, es gibt ein Regelwerk dazu vom GAEB (Gemeinsamer Ausschuss Elektronik im Bauwesen) seit den 80er Jahren. Baudienstleistungen werden in sogenannten Leistungsverzeichnissen (LVs) beschrieben. Dabei dreht es sich in der Regel um eine Kombination aus einer Materiallieferung und dessen Verarbeitung, die am Ende meist in einen Werkvertrag mündet. Solche LVs sind mehrstufig gegliedert, mit Titeln, Untertiteln und den Leistungspositionen. Der Zweck dabei ist, dem LV eine Struktur zu geben. Das ist auch deshalb angebracht, da solche Beschreibungen häufig umfangreich sind und nicht selten mehrere hundert oder gar über tausend Positionen enthalten.
Für Dienstleistungen im Allgemeinen gibt es dagegen keinen Standard. Unter Dienstleistungen werden häufig Stunden- oder reine Lohnleistungen verstanden, die nach Aufwand abgerechnet werden. Dafür braucht man kein mehrstufiges LV, da der Umfang solcher Dienstleistungen (z. B. Beraterleistungen) in der Regel überschaubar ist.

Transparenz kommt oft zu kurz

Der fehlende Fokus von SAP auf Dienstleistungen hat weitreichende Folgen. Aus mangelnder Anwenderfreundlichkeit werden sehr häufig ganze Leistungsverzeichnisse aggregiert auf eine einzige Position zusammengefasst und in SAP abgebildet – die gesamte dezidierte Abwicklung von Bauleistungen, der AVA-Prozess geht so (fast) komplett an SAP vorbei.

Mangelnde Basis für eine gezielte Steuerung von Compliance-Prozesssen:

GAEB-Datenaustausch allein reicht nicht

Die Möglichkeit, ein GAEB-LV in einen SAP-Beleg (z. B. in eine BANF) einzulesen, ist zu kurz gegriffen und bietet keine nachhaltige Lösung. SAP-seitig existieren verschiedene Systeme und Module, die bedient und implementiert werden müssen. Das unterstützt nicht die Anwenderfreundlichkeit und schränkt zudem die Flexibilität stark ein.

Die Nachteile der SAP-Lösung:

Die Lösung: vollintegrierter Beschaffungsprozess

Die Herausforderung ist, stets auch den Änderungsfall, d. h. das Nachtragsmanagement abzubilden, denn Nachträge sind in der Bauwirtschaft die Regel. Softwaretools, die einen Datenaustausch per GAEB mit SAP ermöglichen, bieten keine nachhaltige Lösung. Nur eine Vernetzung aller Akteure der Baubeschaffung in Echtzeit schafft die Grundlage für automatisierte Prozessabläufe und damit verbunden mehr Sicherheit – und nicht zuletzt für große Einsparpotenziale, weil aufwendige Abrechnungsprozesse beschleunigt und unnötige Arbeitsschritte vermieden werden.

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