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Praxistest von AVA mit SAP

Dienstleistungsbeschaffung mit SAP – ein Konglomerat verschiedener Ansätze und Module

SAP und Berater bieten unterschiedliche Lösungsansätze für die Dienstleistungsbeschaffung und darüber hinaus der Baudienstleistungsabwicklung. Die skizzierten Abläufe in SAP funktionieren, jedoch offenbart ein zweiter Blick, dass es ihnen oft an Praxistauglichkeit mangelt – und sie zudem weitere kostenintensive Module, wie z. B. SAP SRM und SAP SUS, implizieren.

Der Prozess in SAP im Einzelnen

Darstellung einer Workflowgrafik, die den Ablauf der Dienstsleitungsbeschaffung

Umweg über BANF

Der Einkaufswagen in SAP SRM wird benötigt, um später über die Bidding-Engine die Ausschreibung zu veröffentlichen. Im Einkaufswagen können jedoch keine mehrstufigen Leistungsverzeichnisse wie z. B. GAEB-LVs abgebildet werden – er muss daher in das SAP ERP-System und dort in eine BANF überführt werden. In die BANF kann eine GAEB-Datei eingelesen werden. Die BANF wird in SAP SRM in das Sourcing Cockpit überführt. Vom Sourcing Cockpit geht es dann in SAP SRM in ein weiteres Modul, der Bidding Engine (Buy Side). Von dort wird die Ausschreibung veröffentlicht.

GAEB-Datei nur online bearbeitbar

Da Lieferanten in der Regel nicht in den eigenen Systemen im selben Segment arbeiten sollen, wird entweder ein weiteres SAP SRM System aufgesetzt oder ein weiterer Mandant für die Lieferanten eingerichtet (Supplier Side). Die Angebote können in der Bidding Engine ausgewertet werden. Aus der Bidding Engine werden dann Bestellungen im SAP ERP-System angelegt.

Manuelle Änderungen im Beleg

Änderungen an der Bestellung z. B. durch Nachträge müssen in den Bestellbeleg im SAP ERP-System manuell eingearbeitet werden. Nach der Freigabe wird die Bestellung in ein weiteres Modul, nämlich der SAP SUS übertragen und dem Lieferanten zur Verfügung gestellt. Hier kann der Lieferant seine Leistungen erfassen.

Keine Änderungen am LERF-Blatt

Nach der Sicherung seiner Leistungserfassung wird im SAP ERP-System ein Leistungserfassungsblatt (LERF) angelegt. Dieses LERF kann im ERP-System nur freigegeben oder gelöscht werden. Änderungen sind am Leistungserfassungsblatt im ERP-System nicht möglich. Wird das Leistungserfassungsblatt gelöscht, muss der Lieferant eine neue Leistungserfassung vornehmen.

Praxischeck der SAP-eigenen Lösung:

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