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SAP-Dienstleistungsbeschaffung

SAP-integrierte Workflows für die Beschaffung von Dienstleistungen und Baudienstleistungen

FUTURA® bietet mit der Vollintegration nicht nur einen durchgängigen und ganzheitlichen AVA-Prozess, sondern mit vielzähligen weiteren Funktionen den Anwendern eine größtmögliche Flexibilität. Das SAP-System kann aus FUTURA sozusagen ferngesteuert werden: Anwender arbeiten in einem System und müssen nicht zwischen mehreren wechseln – im besten Sinne von Anwendungskomfort und Benutzerfreundlichkeit.

Gegenüber originären SAP-Lösungen bietet FUTURA nicht nur einen vollintegrierten Ansatz, sondern dazu wesentlich flexiblere Einsatzmöglichkeiten. Statt in verschiedenen SAP-Modulen sind alle Workflows für die Beschaffung von Dienstleistungen und Baudienstleistungen in einer einzigen Cloud-basierten Lösung verbunden, der FUTURA® Collaboration Plattform. Unterschiedliche Prozessabläufe, ganz so wie sie beim Kunden gelebt und gefordert sind, können so abgebildet werden.

SAP-integrierter AVA-Prozess

Zugriff auf verschiedene Datenquellen

Der Bedarfsträger hat verschiedene Möglichkeiten, das Leistungsverzeichnis (LV) zu erstellen: Er kann auf das Stamm-LV in FUTURA zugreifen (Leistungsstämme können aus FUTURA in SAP erzeugt werden), auf bereits abgewickelte Maßnahmen oder Projekte oder er liest eine GAEB-Datei z. B. von einem externen Planer (z. B. Ingenieurbüro) oder eine Excel-Vorlage ein.

Ermittlung Kostenansatz und Verprobung mit Wertgrenze

Da den Leistungszeilen für einen Kostenansatz in FUTURA Preise zugeordnet werden können (eine Preisdatenbank ist vorhanden), wird automatisch ein Wert ermittelt und gegen die eingestellten Wertgrenzen verprobt – werden sie überschritten, wird in FUTURA über einen Workflow der Einkäufer adressiert, der an der Stelle weiter arbeitet, an der der Bedarfsträger aufgehört hat. Es besteht hierbei kein Systembruch, beide teilen sich in einem System die Arbeit. Dadurch bleiben beide über den aktuellen Status stets in Echtzeit informiert.

Download per GAEB oder Excel möglich

Der Einkäufer startet die Ausschreibung und die Bieter bzw. Lieferanten können zum einen online ihre Angebote kalkulieren oder sie nutzen die GAEB- oder Excel-Schnittstellen, um ihre Angebote in ihren lokalen Anwendungen zu bearbeiten. Nach der Abgabefrist können die Angebote automatisiert im Preisspiegel in FUTURA ausgewertet werden. Verschiedene Anfrage- und Verhandlungsrunden sind möglich. Die Entscheidung teilen sich dann Einkäufer und Bedarfsträger wieder.

Daraufhin wird in SAP über einen Integrationsbaustein automatisiert eine BANF generiert. Nach deren Freigabe wird sie aus SAP – automatisiert zum Vorgang – nach FUTURA ausgelesen. Damit kann aus FUTURA die Bestellung ausgelöst und automatisiert der Bestellbeleg in SAP generiert werden – sämtliche Details der Bestellung einschließlich des mehrstufigen LVs werden nach SAP übertragen.

Wenn keine weitere Freigabe der Bestellung in SAP erforderlich ist, kann diese Bestellung direkt zum Lieferanten nach FUTURA übertragen werden: Er erhält automatisiert den Zugang zur FUTURA-Cloud und kann nun nach seiner Leistungserbringung abrechnen. Dazu erfasst der Lieferant seine Leistungen online und trägt seine Aufmaße mit Mengenansätzen ein. Die Prüfung des Aufmaßes bzw. der Leistungserfassung erfolgt ebenfalls online und wenn gewünscht auch mehrstufig.

Klärung und Prüfung außerhalb SAP

Änderungen am Aufmaß werden dem Lieferanten übersichtlich angezeigt, so dass er seine Abrechnung ändern kann. Erst nach finaler Freigabe wird aus FUTURA heraus ein Leistungserfassungsblatt (LERF) in SAP vollautomatisch angelegt und zusätzlich der Wareneingang gebucht. Daraufhin kann in SAP eine Gutschrift generiert oder aber auch eine Rechnung gebucht werden. Eine dezidierte Prüfung der Rechnung entfällt, da die Details bereits im Rahmen der Aufmaßprüfung abgenommen wurden.

Nachtragsmanagement über FUTURA

Kommt es während der Ausführung zu einem Änderungsbedarf, kann in FUTURA die Bestellung geändert werden. Diese Änderung wird wiederum automatisiert nach SAP und nach einer eventuellen Freigabe an den Lieferanten in FUTURA übertragen. Damit ist das Obligo in SAP in Echtzeit unter Kontrolle.

Unser Anspruch an eine digitale Prozessabbildung

Die FUTURA® Collaboration Plattform vernetzt alle Akteure auf Auftraggeber- UND Auftragnehmerseite: Planer, Bedarfsträger, Einkäufer, Lieferant, Dienstleister, Prüfer, Controller. Diese hochfunktionalen, kollaborativen Prozesse kommen am ausgeprägtesten bei der Planung und Abwicklung von Bauprojekten und -maßnahmen sowie Abwicklung von Instandhaltungs- und Kleinmaßnahmen zum Tragen. In FUTURA arbeiten nicht nur alle Akteure auf derselben Datenbasis, sondern vielmehr prozessintegriert auch mit dem SAP-System.

Worauf basiert die besondere Konnektivität von FUTURA und SAP?

Basis sind standardisierte bidirektionale Echtzeit-Schnittstellen, die größtenteils Standard BAPIs verwenden. Ein BAPI ist eine standardisierte Programmierschnittstelle der SAP Business-Objekte und ermöglicht es FUTURA®, auf Daten der jeweiligen Geschäftsprozesse des SAP-Systems zuzugreifen und direkt Funktionen in SAP aufzurufen und  auszuführen. Das ist dann auch der große Unterschied zu z. B. einfachen Schnittstelle (z. B. XML), die lediglich einen Datenimport und -export sicherstellen.

Ein ausgeklügeltes sogenanntes Error Handling sorgt dafür, dass der Verarbeitungsstatus im jeweils anderen System in Echtzeit angezeigt wird. ALLE Projektinformationen werden über Systemgrenzen hinweg erfasst und vorgehalten. Das kommt nicht nur einer größeren Anwenderfreundlichkeit zugute, sondern auch der Ergebnisqualität.

Wie bringt FUTURA SAP und GAEB zusammen?

SAP kommt aus der Materialwirtschaft und es fehlt daher an den erforderlichen Oberflächen und der Usability, um die besonderen Anforderungen an die Beschaffung und Abwicklung von Bau- und Dienstleistungen abzubilden. So gibt es keine Unterstützung der in der Dienstleistungs- und Baubranche verwendeten Datenaustauschformate wie z. B. GAEB.

Erst die Integration von FUTURA macht es möglich, Leistungsverzeichnisse, die im GAEB-Format erstellt worden sind, automatisiert nach SAP zu übertragen und dort weiter zu verarbeiten. Dies ist speziell im Baueinkauf wichtig, wenn dieser mit umfangreichen GAEB-Leistungsverzeichnissen (GAEB-LV) arbeitet und die Abrechnung über LV-Positionen per Aufmaß erfolgt. Zwar können über SAP manuell auch mehrstufige Leistungsverzeichnisse erstellt werden, jedoch wird diese Option aufgrund des benutzerunfreundlichen Handlings kaum genutzt. FUTURA schlägt also mit den vollintegrierten GAEB-Strukturen die Brücke zwischen technischen und kaufmännischen Geschäftsprozessen– und das automatisiert und ohne Importe über Drittlösungen.

Was bedeutet SAP als „digitaler Kern“?

Insellösungen wie z.B. AVA-Programme (Ausschreibung, Vergabe, Abrechnung) oder webbasierte Datenaustauschplattformen für die Vergabe und Abrechnung von Dienst- bzw. Bauleistungen haben in der Regel keine oder nur rudimentäre Anbindung an SAP. In dieser Form sind sie nicht dazu geeignet, einen digitalen Kern in SAP aufzubauen. Genau hier setzen die Lösungen der FUTURA® Collaboration Plattform an. Besonderes Merkmal ist eine nahtlose Prozessintegration, die eine durchgängige Belegkette im führenden SAP-System ermöglicht – und das voll automatisiert. Anwender müssen in nur einem System arbeiten statt in mehreren. Zudem sind Änderungen von Daten ohne Probleme möglich und werden automatisiert über Systemgrenzen übertragen. D.h. das SAP-System, der digitale Kern, wird über FUTURA® mit allen notwendigen Daten gefüttert, die für Compliance und auch ein weitergehendes Einkaufs-Controlling oder -Reporting erforderlich sind.

Bild von Hubert Schröder, Futura Solutions
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Hubert Schröder
per E-Mail an vertrieb@futura-solutions.de
oder gerne telefonisch unter +49 611 33 460 300

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