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Investitionsprojekte

Wie Einkauf und Planung die Brücke fürs Bauprojektcontrolling schlagen

Ein durchgängiges, transparentes Controlling in Echtzeit ist oft schwierig. Der Grund liegt häufig in der Vielfalt der beteiligten Systeme wie MS Excel, AVA-Programme oder SAP. Medienbrüche sind hier unvermeidlich. Abhilfe schafft eine Brücke zwischen Planern und Einkäufern und eine tiefe Integration in das SAP-System für einen durchgängigen, jederzeit überprüfbaren Prozess zwischen den beteiligten Abteilungen.

Herausforderungen im Prozess

Medienbrüche: Bereits im Laufe der Ausschreibung ergeben sich die ersten Planänderungen, die der Einkauf im Zuge der Gespräche mit den Bietern verhandeln möchte – ab diesem Zeitpunkt sind die Angebote der einzelnen Bieter nicht mehr vergleichbar, das Leistungsverzeichnis wird jedoch selten fortgeschrieben. So entsteht eine erste Differenz zwischen der Planung und dem Ist-Zustand.

Unbegrenzte Übererfüllung: Aufträge werden in der AVA fixiert und parallel dazu manuell in SAP eingetragen. Der Einkauf erfasst im SAP-System jedoch nur die kumulierten Auftragswerte, weil das Anlegen eines Leistungsverzeichnisses mit den einzelnen Leistungszeilen eines Auftrags mit hohem manuellem Aufwand verbunden ist. Konsequenz: In SAP wird mit unbegrenzten Übererfüllungen gearbeitet – ein Indiz dafür, dass eine Steuerung über SAP nicht möglich ist.

Unbekanntes Obligo: Im Bauverlauf weichen die in SAP abgebildeten Obligos oft von den realen Verbindlichkeiten ab – ein „baubegleitendes Planen“ ist anzutreffen, bei dem das Controlling im AVA-System erfolgt und in SAP aufgrund einer Pauschalierung die tatsächliche Auftragserfüllung nicht ablesbar ist. Eine transparente und durchgängige Abbildung aller Kosten ist in SAP nicht möglich.

Durchgängiger AVA-Prozess mit SAP als digitalem Kern

Prozessworkflow – in der Übersicht

Planung und Ausschreibung
In der Planung können Sie GAEB-konform Ihr Leistungsverzeichnis auch in FUTURA erstellen. Ergebnisse von externen Fachplanern und Ingenieurbüros lassen Sie sich ganz einfach im GAEB-Format liefern – oder Sie gewähren Ihren Externen gleich einen Zugriff auf die Collaboration Plattform. Über den hinterlegten Workflow erhält der Einkauf Zugang zum fertigstellten Leistungsverzeichnis und kann es ohne manuelles Übertragen zur Ausschreibung bringen.

Vergabe und Abrechnung
Bei einer Bestellung aus FUTURA heraus wird in SAP automatisch der entsprechende Beleg angelegt und der Lieferant bzw. Dienstleister per E-Mail informiert, dass auf der Plattform in seinem Cockpit eine neue Bestellung eingegangen ist. Über das gleiche Cockpit kann der Dienstleister seine erbrachten Leistungen oder Aufmaße im Self-Service einfach eintragen, mit Mengenansätzen und Dokumenten unterfüttern und sie für die Prüfung freigeben. Sowie der Lieferant sein Aufmaß freigegeben hat, kann der Prüfer darauf zugreifen, es freigeben, korrigieren oder ablehnen – das wiederum in Echtzeit mit größtmöglicher Transparenz. Nach finaler Klärung und Freigabe des Aufmaßes wird über die SAP Integration automatisch im SAP System das entsprechende Leistungserfassungsblatt angelegt.

Vorteile SAP-integrierter Beschaffung bei Investitionsprojekten

  • Ablösung von AVA-Schattensystemen

    Effiziente Zusammenarbeit zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer auf einer Plattform mit einheitlicher Datenbasis, d. h. durchgängige Vernetzung ALLER Akteure auf einer Plattform

  • Vom Projekt- zum Finanzcontrolling

    Nahtlose Prozessintegration – Workflows ganz ohne fehleranfälliges Import-Export-Handling zwischen Prozessen oder Systemen, incl. dem Handling von GAEB-LVs in SAP

  • Mehr Transparenz in der Datenhaltung

    Automatische Anlage von Belegen zum Finanzcontrolling in SAP incl. flexiblem Nachtragsmanagement – Bestellungen können einfach über die FUTURA-Plattform in SAP geändert werden

  • Einfache Vernetzung der Lieferanten und Dienstleister

    Die Abgabe von Angeboten und die Leistungserfassung erfolgen über die FUTURA-Plattform

  • Gestraffte Abrechnungsabläufe

    Entfall der Rechnungsprüfung durch die automatisierte Anlage und Freigabe der LERF-Blätter in SAP einschließlich Gutschriftsverfahren

Weitere Kernanwendungen

Instandhaltung

Rahmenvertragsquote hoch – Kosten in der Instandhaltungsbeschaffung runter

Ausschreibung

SAP-integriert ausschreiben – auch für komplexe Warengruppen

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Bild von Hubert Schröder, Futura Solutions
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