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Gebäude- und Anlageninstandhaltung

Rahmenvertragsquote hoch – Kosten in der Instandhaltungsbeschaffung runter

Aufwändige Prüf- und Abrechnungsprozesse gehören bei den arbeitsintensiven Maßnahmen im Instandhaltungskreislauf zum Tagesgeschäft. Die Schaffung von Kosten- und Leistungstransparenz ist daher ein Hauptziel des Einkaufs. Der Schlüssel dafür liegt in der verstärkten Standardisierung über Leistungsverzeichnisse und einer zunehmenden Rahmenvertragsquote. Je höher der Anteil ungeplanter Leistungen, desto deutlicher wirkt sich das Optimierungspotenzial bei der Beschaffung von Dienstleistungen aus.

Herausforderungen im Prozess

Vielzahl einzelner Bestellungen: Anforderer arbeiten die häufig mit ihren angestammten, bekannten Lieferanten zusammen. Ergebnis sind typischerweise geringe Bündelungsquoten, da unfokussiert disponiert wird. Die Vielzahl der einzelnen Bestellungen erschwert die Steuerung erheblich und lässt strategische Planungen aufgrund fehlender Transparenz kaum zu.

Abrechnung per Stundenaufwand: Wenn Rahmenverträge eingesetzt werden, dann beschränken sie sich oft auf fixierte Stundensätze. Da eine eindeutige Beschreibung des Ergebnisses fehlt, sind komplexe Qualitätssicherungen erforderlich und äußern sich in  aufwändigen Kontroll- und Abrechnungsprozessen.

Anteil ungeplanter Leistungen: Ungeplante Leistungen im Rahmen von Reparaturmaßnahmen oder Störfällen sind eine Herausforderung. Denn im Gegensatz zu geplanten Bestellungen, die z. B. auf die Bedarfsdefinition des Bedarfsträgers basieren oder auch auf ein Angebot folgen, ist bei ungeplanten Leistungen der Umfang der zu erbringenden Leistung noch unklar – Freitext im Rahmen von Limitbestellungen sind nur aufwändig auswertbar.

Prozessoptimierung mit FUTURA

Prozessworkflow – Rahmenvertrag im Fokus

Der Einsatz von Rahmenverträgen reduziert nicht nur aufwändige Einzelausschreibungen bei der Vergabe von Standardleistungen und -produkten, sondern trägt ebenfalls zu einer flexibleren Bedarfsdeckung bei. Über FUTURA können Bestellungen in Form von Abrufen bedarfsbezogen ausgelöst und abgerechnet werden. Insbesondes in der Instandsetzung, also bei ungeplanten Leistungen, führt dies zu einer entscheidend erhöhten Transparenz der erbrachten Leistung in der Dienstleistungsabwicklung.

Im Reparaturfall werden meist Limit-Bestellungen mit Bezug zu einem Rahmenvertrag oder Kontrakt ausgelöst. Der Vorteil in FUTURA: Lieferanten ziehen zur Erstellung der Abrechnungs-Leistungsverzeichnisse selbstständig die entsprechenden Positionen aus seinem Rahmenvertrag heran. Änderungen und Korrekturschleifen sind in FUTURA einfach möglich. Das Prüfverfahren kann über Workflows individuell eingestellt werden.

Vorteile der Automatisierung im operativen Einkauf

  • Entlastung des Einkäufers

    Über einen systemgestützten Kontraktzugriff kann der Bedarfsträger direkt einen Abruf starten – ohne den Umweg über den Einkauf.

  • Transparenz der erbrachten Leistung

    Lieferanten und Dienstleister ziehen zur Erstellung des Abrechnungs-Leistungsverzeichnisses die entsprechenden Positionen aus seinem aktuellen Rahmenvertrag heran – der Anteil von Freitextbestellungen wird so effizient reduziert.

  • Vereinfachte Abrechnung

    In FUTURA wird die Leistungsprüfung VOR die Rechnungserstellung verlegt. Möglich ist dies durch die Online-Leistungserfassung durch den Dienstleister, die den Prozess der Klärung und Einigung über die erbrachte Leistung einleitet – die darauf folgende Rechnung muss nur noch im SAP-System gebucht werden.

  • Auswertung

    Die Möglichkeit, den zugrunde liegenden Rahmenvertrag nach Häufigkeit der enthaltenen Positionen auszuwerten, liefert wertvolle Informationen als Verhandlungsgrundlage.

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