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Ausschreibung

SAP-integriert ausschreiben – auch für komplexe Warengruppen

Egal ob es um die Beschaffung einfacher Produkte oder komplexer Warengruppen wie Dienstleistungen oder gar Bauleistungen über das GAEB-Format geht: Revisionssicherheit und Transparenz über den kompletten Anfrage- und Ausschreibungsprozess kann nur der Einsatz einer digitalen Ausschreibungsplattform bieten. FUTURA bietet zusätzlich eine nahtlose SAP-Integration an – der Vorteil zeigt sich deutlich in den Folgeprozessen.

Herausforderungen im Prozess

Digitale Insellösungen: Angebotsaufforderung, Abgabe der Angebote sowie die Kommunikation mit Bietern im Rahmen der Ausschreibung erfolgt überwiegend auf digitalem Weg – nicht nur bei den Unternehmen, die als Sektorenauftraggeber an die Vorgaben der E-Vergabe gebunden sind. Doch E-Mail alleine erfüllt die Vorschrift der Revisionssicherheit nicht, auch fehlen der Überblick (wer hat die Anfrage geöffnet) und Steuerungsmöglichkeiten im Ausschreibungsverlauf.

GAEB-Hürde in SAP: Für die Ausschreibung von komplexen Leistungen, wie z. B. Bauleistungen werden in der Regel in einem AVA-System Leistungsverzeichnisse erstellt und per GAEB-Format mit Lieferanten und Dienstleistern ausgetauscht. Die Beauftragung eines Angebotes erfolgt in den meisten Fällen aber nicht über das AVA-System, sondern über SAP. Da SAP über keine GAEB-Schnittstelle verfügt, wird gewöhnlich zur Bestellung in SAP eine Position mit dem Wert des Angebotes angelegt und das LV im PDF-Format angehängt. Soll in SAP ein Kontrakt angelegt werden, muss das LV erst aufwendig händisch übertragen werden.

Optimierter Ausschreibungsprozess mit FUTURA

Prozessworkflow – in der Übersicht

Erstellen Sie Ihre Bedarfe mit oder ohne Bezug zu einer BANF per Excel- oder GAEB-Import oder auch manuell per Drag & Drop aus einem Kontrakt oder Stamm-LV.  Sie können sowohl Material wie auch Dienstleistungen anfragen und ausschreiben – sogar komplexe, mehrstufige und GAEB-konforme Leistungsverzeichnisse. Fügen Sie Ihrer Ausschreibung an beliebiger Stelle weitere Dokumente hinzu wie z. B. Einkaufsbedingungen oder auch dem Bedarf zugeordnete Dokumente.

Bieter und Lieferanten sind mit FUTURA ganz einfach online einzubinden. Neben Ihrem eigenen Lieferantenpool, den Sie per Excel-Datei hochladen oder aus SAP auslesen können, steht Ihnen auch der FUTURA-Lieferantenkatalog zur Verfügung. Ihre Ausschreibung starten Sie auf Knopfdruck. Automatisch erhalten Ihre ausgewählten Lieferanten eine E-Mail mit den Zugangsdaten zur Plattform. Dort können sie die Ausschreibung einsehen und ihr Angebot abgeben. Jeder einzelne Schritt Ihrer Lieferanten wird Ihnen in Form von Statusmeldungen angezeigt, so dass Sie jederzeit über den Ausschreibungsprozess den Überblick behalten. Eingegangene Angebote werden Ihnen in FUTURA in einem selbst konfigurierbaren Preisspiegel nach Ihren Vorstellungen automatisiert abgebildet und ausgewertet.

Zur weiteren Bearbeitung übertragen Sie die Angebote nach SAP. Dabei wird in SAP pro Angebotsposition eine Leistungszeile angelegt. Bei einer Beauftragung kann so die Abrechnung bzw. Leistungserfassung transparent auf Leistungszeileneben stattfinden oder auch als Kontrakt in SAP angelegt werden.

Vorteile der SAP-Integration in den Folgeprozessen

  • ermöglicht es, Leistungsverzeichnisse, die im GAEB-Format erstellt worden sind, automatisiert nach SAP zu übertragen

  • erleichtert es, das Ausschreibungsergebnis in eine Bestellung oder einen Kontrakt zu überführen – ohne manuelle Anlage in SAP

  • sorgt dafür, dass in SAP eine transparente Abrechnung über Leistungsrückmeldungen zu den einzelnen Leistungszeilen stattfinden kann

„FUTURA® im E-Vergabeprozess – rechtliche Prüfung eines zweistufigen Vergabeverfahrens“

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