Eine Übersicht der Funktionen finden Sie in den folgenden Bereichen:
Informationsmaterial:
Bieter & Lieferanten Anfrage & Angebot Einkaufs- & Verkaufsauktionen
Bieter & Lieferanten
Je geringer die Fertigungs- und Leistungstiefe eines Unternehmens ist, desto wichtiger wird die Qualität seiner Lieferanten und ihrer Produkte. Erst recht in globalisierten Märkten. Für den Einkauf hat das Lieferantenmanagement daher eine zentrale Bedeutung.
Unsere Sourcing Plattform myFutura unterstützt Sie wirksam beim Aufbau und Erhalt eines Stamms leistungsfähiger Lieferanten, der Präqualifizierung etablierter und neuer Lieferanten und vereinfacht die Stammdatenpflege – damit auf den Beschaffungswegen die Wertschöpfung nicht auf der Strecke bleibt.
Klassifizierung
In myFutura ist der qualitative Aspekt eines Angebots oder eines Lieferanten Bestandteil des gesamten Beschaffungsprozesses. Lieferanten sind im Lieferantenkatalog nach allgemein gültigen Standards wie eCl@ss und LB DIN sortiert. Sie können ebenso individuellen Warengruppen zugeordnet werden.
Lieferantenkatalog
Wie finden Sie neue und geeignete Lieferanten? Die eSourcing-Plattform stellt Ihnen ergänzend zum firmeneigenen Pool einen rund 40.000 Einträge umfassenden und nach Warengruppen gegliederten Lieferantenkatalog für die individuelle Recherche zur Verfügung.
Wenn Sie dort fündig werden, können Sie sofort mit standardisierten Online-Fragebögen einen Präqualifizierungs-Prozess einleiten und so Ihren Lieferantenpool um qualifizierte Kontakte erweitern.
Lieferantenpool
Der Lieferantenpool besteht aus der Datenbank Ihrer eigenen Lieferanten. Er kann durch Recherche im öffentlichen Lieferantenkatalog erweitert werden.
Präqualifizierung
Über den Bereich Präqualifizierung können Sie in myFutura sowohl aktiv als auch passiv interessante Anbieter automatisiert auf die eigenen Anforderungen hin präqualifizieren.
Mit dem integrierten Fragebogengenerator und einer Elemente-Bibliothek erstellen Sie individuelle Fragebögen neu oder nach dem bislang in Ihrem Unternehmen verwendeten Muster.
Anhand der Formulierung möglichst in sich geschlossener Fragen und der Vergabe eines Punktesystems lassen sich die Antworten automatisch auswerten.
Lieferanten können Sie je nach Warengruppe unterschiedlich befragen und mögliche k.o.-Kriterien sowie individuelle Laufzeiten der jeweiligen Fragebögen festlegen.
Recherche
Zur Lieferantenrecherche stehen Ihnen der eigene Pool, der öffentliche Lieferantenkatalog oder, mit einer Schnittstelle integriert, die Datenbank "Wer liefert was" zur Verfügung.
Anfrage & Angebot
Behalten Sie den Überblick im komplexen Beschaffungsprozess. Angesichts einer Vielzahl von Anfragen mit zum Teil detaillierten Leistungsverzeichnissen von mehreren hundert Seiten, diversen Anlagen (womöglich in verschiedenen Sprachen) ist Transparenz elementar.
Deswegen haben wir myFutura mehrsprachig gestaltet und den Sourcing Monitor geschaffen. So haben Sie alle entscheidenden Instrumente und Vorgänge im Anfrage- und Angebotsprozess im Blick. Zum Beispiel die Ampelfunktion: Liegen noch keine Angebote vor, steht sie auf Rot, sind die ersten eingegangen schaltet sie auf Gelb und dann auf Grün, wenn alle vorliegen.
Statusmeldungen halten Sie darüber auf dem Laufenden, wie weit der Angebotsprozess fortgeschritten ist: Wurden die Anlagen geöffnet, die Anfragen gesichtet oder bereits abgelehnt? Dank dieser Information können Sie schneller agieren, Ihre Lieferanten an die Angebotsabgabe erinnern, den Kreis der Bieter erweitern oder, wenn nötig, die Angebotsfrist verlängern, um die gewünschte Anzahl von Angeboten zu erhalten.
Lieferanten-Anbindung
Ein Internetzugang genügt für die Kommunikation mit Ihren Lieferanten. Sie erhalten bei Anfragen per E-Mail einen Link zur myFutura Plattform, sowie ein Login mit Einmal-Passwort. Auf der Plattform können sie online ihre Stammdaten pflegen, Anfragen einsehen und bearbeiten, Aufträge erhalten und ihre Leistungsmeldungen abgeben.
Fallen Änderungen an, hält das myFutura Benachrichtigungs-Management Ihre Lieferanten per E-Mail auf dem Laufenden.
Auch die Zahlungsfreigaben senden Sie über die Plattform an die Lieferanten.
Dienstleistungsanfragen
Leistungsverzeichnisse für Dienstleistungsanfragen sind komplex und bestehen oft aus mehreren Hierarchiestufen. Deshalb erstellen solche LVs üblicherweise die Bedarfsträger (Fachabteilungen).
Der Vorteil von myFutura: Weil die Plattform Einkauf und Bedarfsträger vernetzt, greifen beide Seiten auf dieselben Daten zu. So kann der Einkauf den Anfrageprozess sofort starten, wenn die Leistungsverzeichnisse vorliegen.
Einkaufsdokumente
Ausschreibungen können Sie Dokumente auf Projekt-, Titel- oder Positions-Ebene beifügen, automatisiert oder manuell. Sollen z.B. grundsätzlich Ausschreibungen, bezogen auf eine bestimmte Warengruppe, LB-DIN oder einen bestimmten Leistungsbereich Ihre AGBs beigefügt werden, so laden Sie diese Unterlagen einfach in den Bereich der globalen Dokumente nach myFutura hoch.
Die so zugeordneten Ausschreibungen werden dann automatisch mit den entsprechenden Dokumenten versehen.
Excel Im- & Export
Leistungsverzeichnisse, Angebote oder Preisspiegel in Excel bearbeiten? Dank der Excel Schnittstelle in myFutura ist das weder für Einkäufer noch Lieferanten ein Problem. Einkäufer können Leistungsverzeichnisse in Excel anlegen und als csv-Datei nach myFutura online hochladen. Lieferanten wiederum laden die Anfrage als Excel-Datei herunter, geben die Preise offline ein und übertragen anschließend ihre Angebotsdatei wieder nach myFutura.
Außerdem lassen sich alle Tabellenansichten nach Excel exportieren und dort zu Auswertungszwecken weiter bearbeiten.
GAEB Im- & Export
Für die Ausschreibung von Dienstleistungen verwendet die Baubranche verschiedene AVA-Systeme. Damit Sie Leistungsverzeichnisse problemlos nach myFutura hochladen können, haben wir eine GAEB-Schnittstelle entwickelt: Ihre Ausschreibung erstellen Sie im AVA-System und importieren sie danach in myFUTURA.
Und nach der Entscheidung über die Vergabe übertragen Sie die Vergabedaten einfach zurück ins AVA-System.
Informationsanfragen (RFI)
Bei Informationsanfragen geht es nur um Merkmale wie z.B. Qualität, Kapazität, Firmengröße, Verfügbarkeit und nicht um Angaben zu Preisen. Mit dem RFI-Editor gestalten Sie solche Anfragen individuell und frei nach den für Sie wichtigen Kriterien. Außerdem: Ihre fertigen Informationsanfragen speichern Sie einfach, um sie bei Bedarf für künftige Aktionen als Vorlagen (Templates) zu nutzen.
Preisanfragen (RFQ)
Die Art der Preisanfragen reicht bei myFutura von einfach bis sehr komplex.
Die Abbildung von Dienstleistungsanfragen mit mehreren Hierarchie-Stufen, wie Titel oder Untertitel ist problemlos möglich. Zur Eingabe nutzen Sie den myFutura Online-Editor oder Sie importieren die Positionen per GAEB- oder Excel-Format.
Auch können Sie zwischen verschiedenen Positionsarten wie Alternativ-, Bedarfs-, Hinweis- oder Informationspositionen wählen.
Preisspiegel
Das Erstellen eines Preisspiegels kann sehr aufwendig und zeitraubend sein. myFutura automatisiert diesen Prozess, ordnet die Angebote in verschiedenen Preisspiegel-Varianten (waagerecht, senkrecht) an und erspart Ihnen einen Arbeitsschritt: Alle Angebote können Sie bereits auf der myFutura Plattform analysieren - sie müssen also nicht an das AVA-System übertragen werden.
Sourcing Monitor
Nach dem Start von myFutura öffnet sich der Sourcing Monitor. Er gibt Ihnen Auskunft über den Bearbeitungsstand Ihrer Anfragen und Auktionen wie z.B.: Anfragen in Vorbereitung, laufende, abgeschlossene und abgesagte Anfragen, sowie kommende, laufende und abgeschlossene Auktionen.
Die einzelnen Vorgänge lassen sich mit einem Klick sortieren oder direkt aufrufen. Komfortabel informiert Sie der Monitor über die Anzahl der eingeladenen Lieferanten, deren Aktivierungen, Angebote und / oder Absagen.
Die Ampelfunktion mit den Phasen rot, gelb und grün zeigt auf einen Blick, wo Handlungsbedarf besteht und welcher Vorgang bereits abgeschlossen ist.
Sealed Bid Verfahren
Das so genannte Sealed Bid Verfahren dient einer getrennten Beurteilung des technisch-sachlichen und kaufmännischen Angebots.
Die Angebote bewerten Sie zunächst auf Basis einer qualitativen Prüfung, und erst in einem zweiten Schritt beginnen Sie mit der Preisspiegelanalyse. So stellen Sie sicher, dass nur eingekauft wird, was Ihren qualitativen Anforderungen entspricht.
Verhandlungsrunden
myFutura bietet Ihnen umfassende Protokollierungs- und Dokumentations-Funktionen sowie ein integriertes Änderungsmanagement. Bei Änderungen oder mehreren Verhandlungsschritten garantiert Ihnen das Versionsmanagement zudem Zugriff auf die Daten aller Angebotsphasen.
Einkaufs- & Verkaufsauktionen
Erst wenn die Qualität der angefragten Materialien und Leistungen vergleichbar ist, erlauben Online Auktionen zusätzliche Dimensionen an Kosteneinsparungen. Denn Auktionen sind ein sehr schnelles und effektives Mittel, um marktgerechte Preise zu erzielen.
Ihren Einkauf unterstützt myFutura in zweierlei Hinsicht: Mit wenigen Mausklicks überführen Sie die Ausschreibung in eine Auktion oder beginnen sofort mit der Versteigerung. Unsere Lösung lässt Ihnen die Wahl zwischen verschiedenen Einkaufs- und Verkaufsauktionen.
Innerhalb jeder Auktionsart bietet Ihnen myFutura wiederum unterschiedliche Parameter an. Damit lassen sich z.B. Zeitfenster zur Auktionsverlängerung oder die Höhe der gebotenen Rabatte festlegen.
Auf diese Weise unterstützt Sie myFutura optimal bei der Realisierung Ihrer Auktionsstrategie - damit am Ende Preis und Qualität stimmen.
Reverse Auction
Bei der Reverse Auction geht es umgekehrt zu, hier fallen die Preise, statt zu steigen (daher reverse). Sobald der Startpreis bekannt ist, reduzieren die Bieter in vordefinierten Schritten ihr Angebot. Der Günstigste erhält den Zuschlag.
Auktions Monitor
Wie der Sourcing Monitor bei Anfragen und Angeboten so bietet der Auktions Monitor bei Versteigerungen eine genaue Kontrolle des Stands der aktuellen Gebote in der laufenden Auktion.
Gleich einer Ampel signalisieren Farben das nahende Ende einer Auktion.
English Auction
Die Englische Versteigerung ist die klassische Verkaufs-Auktion, auch Inverse- Auction genannt. Der Verkaufspreis richtet sich nach dem höchsten abgegebenen Gebot eines Interessenten. Der Verkäufer gibt ein Minimum für das erste Gebot vor und bestimmt, um welchen Betrag ein vorliegendes Gebot mindestens überboten werden muss.
Den Zuschlag erhält der Bieter mit dem höchsten Gebot.
Dutch Auction
Die holländische Versteigerung kann als TopDown- (Verkauf) oder DownUp-Auktion (Einkauf) eingestellt werden. Hierbei fällt oder steigt der Preis in regelmäßigen Zeit-Abständen um jeweils eine festgesetzte Spanne. Wer als erster den Preis bestätigt, erhält den Zuschlag.